Jak ustawiamy ton rozmowy już w pierwszych minutach?

Zespoły bardzo szybko orientują się, czy rozmowa o wynikach będzie dialogiem, czy odprawą. Widać to po postawie ciała, po tym, jak ludzie siadają, jak układają ręce, czy zostawiają laptop zamknięty. Kiedy czują, że będą oceniani, zaczynają analizować każde słowo jeszcze przed jego wypowiedzeniem. Gdy czują, że są zaproszeni do rozmowy, pojawia się przestrzeń. Dosłownie. To jest widoczne jak na dłoni.

Dorośli potrzebują wejścia przez drzwi doświadczenia. Jeśli damy im na starcie możliwość nazwania tego, co przeżyli, nie tylko chętniej biorą udział w rozmowie, ale też zupełnie inaczej patrzą na wyniki. Liczby zaczynają być elementem wspólnej historii, a nie wyrokiem.

Case z zespołu: jak rozmowa o doświadczeniach zmienia perspektywę na wyniki.

Kilka dni temu prowadziłam proces w firmie technologicznej. To był zespół, który znałam już wcześniej, więc wchodziłam do sali z poczuciem, że rok był dla nich wymagający, rozwój wymagał mobilizacji jednak nie był to rok  przytłaczający. Widać było zmęczenie, ale też takie ciche: „zrobiliśmy, ile mogliśmy”. Fajnie, że już ten rok się kończy. 

Gdy usiedliśmy, atmosfera była ostrożna. Nie napięta, raczej taka, w której każdy czeka na ton pierwszego zdania. To dobrze znane „zawieszenie”, które potrafi zdecydować o całym spotkaniu.

Poprosiłam, by każdy przypomniał sobie jedną lub dwie sytuacje z tego roku, które zapadły mu w pamięć. Chwilę było cicho, ale potem zaczęły padać historie, które same w sobie stały się najważniejszym punktem spotkania.

Ktoś opowiedział o nocnej akcji ratowania projektu. Nie w tonie „bo było ciężko”, ale z takim spokojem i wdzięcznością za to, że nikt wtedy nie został sam.

Ktoś inny wspomniał o momencie, w którym dwa działy poradziły sobie z tematem, który od miesięcy wyglądał jak mur nie do ruszenia. To była dla tej osoby ważna informacja, że współpraca naprawdę się zmienia.

Ktoś trzeci powiedział, że pierwszy raz od dawna odważył się poprosić o pomoc i to nie tylko zadziałało, ale też zostało przyjęte z ogromną życzliwością.

Te historie były proste, ale każda z nich wniosiła jakiś rodzaj ciepła i dumy. Widziałam, jak zmienia się energia. Ludzie nie siedzieli już w ostrożnym dystansie. Siedzieli bardziej „do przodu”, bardziej obecni. Jakby przypomnieli sobie, co naprawdę złożyło się na ten rok.

Dopiero wtedy wróciliśmy do liczb. I to było jasne jak słońce: rozmowa toczyła się w zupełnie innym klimacie.

Wyniki nie były oceną. Były punktem odniesienia do wspólnej drogi.

Nikt nie szukał winnych. Wszyscy szukali sensu.

Dlaczego rozmowa o wynikach potrzebuje empatycznej struktury?

Dobre rozmowy o wynikach nie zaczynają się od samego wyniku i nie kończą na nim, choć często właśnie tak wyglądają. Tymczasem każda rozmowa końcoworoczna ma swój własny rytm. To coś w rodzaju miękkiej sekwencji, która pozwala ludziom przejść od tego, co obiektywne, do tego, co przeżyli, a potem do tego, co z tym zrobić. Taka struktura nie jest sztucznym dodatkiem. Ona daje zespołowi poczucie bezpieczeństwa w dialogu, który sam w sobie bywa delikatny.

1. Fakt: co się wydarzyło

Na początku potrzebujemy ułożyć na stole to, co jest niewątpliwe, widoczne i namacalne. Fakty, wydarzenia, dane, konkretne sytuacje. Błagam, pamiętaj o tych pozytywnych! To co pozytywne, jeśli jest zauważone, jest naturalnym wzmocnieniem całkiem szybko. Dlaczego ponieważ to negatywne, wymaga jeszcze analizy i zmian. A pozytywne podnosi entuzjazm i łatwiej utrwala się. Zatem rzeczowe fakty – bez szukania winnych i bez dopisywania interpretacji, które jeszcze nie zostały wspólnie przepracowane. Ten etap jest jak ustawienie ostrości w aparacie: zanim przejdziemy do rozmowy, wszyscy powinni patrzeć na ten sam obraz, a nie na jego własne, subiektywne wersje.

2. Emocje: jak wydarzenia na nas wpływały

Kiedy widzimy fakty, można zapytać o to, jakie miały znaczenie w codziennej pracy. To nie jest wejście w terapię grupową, ale zwyczajne uznanie, że różne sytuacje zostawiają po sobie ślad. Czasem wspierający, czasem wyczerpujący. Zespoły potrzebują chwilę, żeby to nazwać, bo wtedy dopiero robi się miejsce na prawdziwe zrozumienie, dlaczego niektóre wyniki przyszły z łatwością, a inne z ogromnym wysiłkiem. Emocje w rozmowie o wynikach nie są przeszkodą. Są informacją.

3. Wniosek: czego nas to uczy

Na tym etapie zaczyna się najciekawszy proces. Zespół zaczyna składać doświadczenia i fakty w jedną całość. To moment, w którym pojawiają się słowa typu: „Widzę, że ciągle wracamy do braku czasu” albo „Jeśli w trzecim kwartale tak dobrze nam poszło, to znaczy, że potrafimy działać szybciej, kiedy mamy jasność”. Tutaj rodzi się nowa perspektywa, która jest kluczowa dla dorosłych. Zanim pójdą w działanie, potrzebują zrozumieć, jak to wszystko układa się w sensowną historię.

4. Kierunek: co z tym dalej robimy

Dopiero wtedy można przejść do ustaleń na przyszłość. I to już nie są deklaracje w stylu: „Musimy bardziej się postarać”, lecz konkretne decyzje, które wynikają z całej rozmowy. Może to być coś małego, jak porządkowanie backlogu co tydzień, albo coś większego, jak zmiana sposobu współpracy między działami. Najważniejsze jest to, że kierunek nie jest „narzucony z góry”. On wyrasta z dialogu, który wydarzył się wcześniej.

Empatyczna struktura nie jest po to, żeby komplikować rozmowę. Ona po prostu porządkuje to, co w zespołach i tak się dzieje: fakty, emocje, refleksje i potrzeba decyzji. Można nazwać ją modelem albo zwykłym zdrowym rozsądkiem. Najważniejsze jest to, że działa. I działa szczególnie dobrze wtedy, kiedy wyniki nie są łatwe, bo to wtedy ludzie najbardziej potrzebują, żeby rozmowa miała sens, a nie tylko formę.

Rozmowa, która wzmacnia, a nie obciąża

Najpiękniejsze w rozmowach końcoworocznych jest to, że mają ogromny potencjał do budowania spokoju w zespołach. Naprawdę. Widziałam wiele grup, które wchodziły na rozmowę spięte jak struna, a wychodziły z ulgą i jasnością, nawet jeśli wyniki nie były idealne.

Dzieje się tak dlatego, że ludzie nie potrzebują idealnych wyników. Potrzebują poczuć, że są częścią rozmowy i częścią zespołu. Potrzebują wiedzieć, że nie są oceniani, tylko zaproszeni do wspólnej interpretacji. Potrzebują mieć wpływ na kierunek. I nie, nie zapomniałam o indywidualnej odpowiedzialności za targety… ale jeśli budujesz zespół i chcesz korzystać z mocy jaką dają relacje i powiązania między ludźmi proponuję skoncentrować się na drużynie, w której podkreślisz miejsce każdego. W dobrym zespole, zawsze łatwiej osiągać dobre wyniki! W swojej pracy nigdy nie widziałam, dobrych wyników w środowisku które nie sprzyja… 

Pomyśl o tym. To element nie tylko “wystapień” końcoworocznych, ale jeden z ważniejszych elementów budowania kultury organizacji – nie tylko od święta 😉